Rechteverwaltung, die alle Benutzerrechte klar regelt

Rollenbasiertes Berechtigungsmodell zum Stellenplan mit Genehmigungsworkflow, Vier-Augen-Prinzip, Rezertifizierung und Soll-Ist-Vergleich

Die GMS Rechteverwaltung macht Berechtigungen transparent, nachvollziehbar und revisionssicher – von der Vergabe über die regelmäßige automatisierte Überprüfung (Soll-Ist-Vergleich) bis zum Entzug – für IT-Verantwortliche, Compliance-Beauftragte und Auditoren gleichermaßen. Die Administratoren der IT-Systeme werden vollautomatisch angeleitet. Anpassungen an der Soll-Vorgabe und daraus folgende Aufgaben werden lückenlos und revisionssicher dokumentiert.

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Was die GMS Rechteverwaltung ermöglicht

Funktionsorientiertes Rollen- und Rechtemodell

SoD-Matrix

Vier-Augen-Prinzip

Schutzbedarf, Geschäftsprozesse, Kritikalität

Kompetenzgerechtes Genehmigungsverfahren (KGV)

Rezertifizierung

Soll-Ist-Vergleich

Funktionsorientiertes Rollen- und Rechtemodell

Die Modellierung der Soll-Vorgabe erfolgt auf Grundlage des Stellenplans und daran gekoppelter Funktionen. Es werden darin alle eingesetzten Programmanwendungen mit deren individuellen Berechtigungsstrukturen beschrieben. Weiterhin auch die Zuteilung allgemeiner Berechtigungen, wie Zutrittsmedien, Bewirtschaftungsbefugnisse oder Kompetenzen im Allgemeinen. Die Zuordnung von Berechtigungen erfolgt automatisch gesteuert an die zuständigen Administratoren. Sämtliche Änderungen an der Soll-Vorgabe werden lückenlos dokumentiert.

SoD-Matrix

Funktionstrennungskonflikte und Berechtigungsverstöße werden durch eine integrierte SoD-Matrix (Segregation of Duties) bereits vor der Rechtezuteilung wirkungsvoll verhindert.

Vier-Augen-Prinzip

Anpassungen einzelner Berechtigungselemente der Soll-Vorgabe können wahlweise dem Vier-Augen-Prinzip zugeordnet werden.

Schutzbedarf, Geschäftsprozesse, Kritikalität

Die Schutzbedarfsklassen und die Kritikalitäten können in den Programmanwendungen definiert oder aus den Geschäftsprozessen abgeleitet werden.

Kompetenzgerechtes Genehmigungsverfahren (KGV)

Anpassungen an der Soll-Vorgabe werden einem browsergeführten Genehmigungsworkflow zugeführt, wobei eine begleitende Steuerung durch Mailkommunikation stattfindet.

Rezertifizierung

Die Soll-Vorgabe unterliegt einem automatisch gesteuerten Rezertifizierungsprozess in Abhängigkeit der Kritikalitäten der eingesetzten Programmanwendungen.

Erteilte Berechtigungen werden in konfigurierbaren Intervallen überprüft. Sind Rechte noch notwendig? Hat sich die Aufgabe geändert? Verantwortliche bestätigen oder entziehen Berechtigungen mit vollständiger Dokumentation.

Soll-Ist-Vergleich

Der administrative Stand der eingesetzten Programmanwendungen kann automatisiert mit der Soll-Vorgabe abgeglichen werden.

OSPlus-Modul für Sparkassen

Berechtigungen direkt aus OSPlus/KURS

Dieses optionale Modul verbindet die Rechteverwaltung mit dem OSPlus/KURS-System der Finanz Informatik. Der OSPlus/KURS-Profilbestand wird automatisiert importiert und mit der Soll-Vorgabe abgeglichen.

Active Directory Connector (Microsoft)

Dieses optionale Modul bildet die Active-Directory-Struktur (OUs) in der Soll-Vorgabe als Anwendung mit entsprechenden Rollen ab. Dadurch unterliegt die AD-Administration automatisch den Kontrollfunktionen der Rechteverwaltung.

Three engineers, two men and one woman, stand in a modern factory examining data on a laptop beside a large mechanical framework on wheels with various cables and components in an industrial setting.

Case Study

Branche & Unternehmen

Kommunale Verwaltung / Landratsamt (ca. 1.200 Mitarbeiter)

Ausgangssituation

Vor der Einführung der GMS Software war die Rechteverwaltung im Landratsamt stark dezentralisiert und von manuellen Schnittstellen geprägt. Zugriffsrechte für Fachanwendungen, Netzlaufwerke und Gebäudezutritte wurden über unübersichtliche Mail-Ketten, Papieranträge und dezentrale Excel-Tabellen gesteuert. Bei Abteilungswechseln oder dem Ausscheiden von Mitarbeitenden blieben Alt-Berechtigungen oft jahrelang unbemerkt bestehen („Berechtigungswildwuchs“). Zudem fehlte der IT-Leitung eine transparente Übersicht über Funktionstrennungen (SoD), was bei anstehenden Audits und Prüfungen durch den Landesbeauftragten für Datenschutz regelmäßig zu extrem hohem Nachbearbeitungsaufwand und rechtlichen Unsicherheiten führte.

Lösung mit GMS Software

Heute nutzt das Landratsamt die GMS Software als zentrale Plattform für die gesamte Berechtigungssteuerung. Die Zuweisung von Zugriffsrechten erfolgt nun vollautomatisch auf Basis des digitalen Stellenplans und der dahinter hinterlegten Rollenmodelle. Über ein browsergeführtes Portal stellen Führungskräfte Anträge, die über standardisierte Genehmigungsworkflows inklusive Vier-Augen-Prinzip und automatisierter Mail-Benachrichtigung geprüft werden. Integrierte Prüfroutinen für Funktionstrennungen (SoD-Matrix) und Schutzbedarfsanalysen verhindern Konflikte bereits im Entstehen. Sämtliche Änderungen sowie wiederkehrende Rezertifizierungen werden lückenlos und nachvollziehbar in einer zentralen Datenbank dokumentiert.

Ergebnis

Das Landratsamt profitiert von einer lückenlosen, prüfungs- und revisionssicheren Rechteverwaltung. Der administrative Aufwand für die IT-Abteilung bei Anträgen und Abgleichen konnte drastisch reduziert werden, da Berechtigungsänderungen regelbasiert und geführt ablaufen. Auditoren und Prüfer erhalten auf Knopfdruck vollständige Soll-Ist-Vergleiche, wodurch die Vorbereitungszeit für Compliance-Prüfungen auf ein Minimum gesunken ist.

Häufig gestellte Fragen

GMS Software Rechteverwaltung ist ein Berechtigungsmanagement-System für Organisationen mit Compliance-Anforderungen. Es unterstützt Vier-Augen-Prinzip, SoD-Matrix-Funktionen, Rezertifizierung, kompetenzgerechtes Genehmigungsverfahren (KGV) und Soll-Ist-Vergleich. Kritikalitäten und Geschäftsprozesse sind integriert. Alle Ereignisse sind vollständig auditiert.

Welche Arten von Berechtigungen können verarbeitet werden?

Vorrangig werden Anwenderberechtigungen innerhalb von Programmanwendungen verarbeitet. Ergänzend auch Zutrittsmedien, Bewirtschaftungsbefugnisse oder Kompetenzen im Allgemeinen.

Werden SoD-Matrix-Funktionen unterstützt?

Ja, Berechtigungsverstöße werden auf Grundlage einer konsequenten Funktionstrennungs-Matrix als Kontrollinstrument wirkungsvoll vermieden.

Wie wird das Vier-Augen-Prinzip technisch umgesetzt?

Im Genehmigungsworkflow kann definiert werden, dass jede Berechtigungsänderung durch eine zweite Person kontrolliert werden muss. Alle Genehmigungen werden vollständig auditiert.

Werden Schutzbedarf und Kritikalität berücksichtigt?

Ja, Schutzbedarfsklassen und Kritikalitäten können in den Programmanwendungen definiert oder aus den Geschäftsprozessen abgeleitet werden.

Wie erfolgen Anpassungen an der Soll-Vorgabe?

Anpassungen an der Soll-Vorgabe werden einem browsergeführten Genehmigungsworkflow zugeführt, wobei eine begleitende Steuerung durch Mailkommunikation stattfindet.

Wie funktioniert die Rezertifizierung in GMS Software?

Rezertifizierung bedeutet die regelmäßige Überprüfung erteilter Berechtigungen. In GMS Software ist das Intervall konfigurierbar. GMS Software erinnert Verantwortliche automatisch, dokumentiert das Ergebnis und protokolliert, wer welche Berechtigung bestätigt oder entzogen hat.

Ist ein Soll-Ist-Vergleich in GMS Software enthalten?

Ja, der Soll-Ist-Vergleich zeigt, welche Berechtigungen ein Nutzer laut Stellenprofil haben sollte (Soll) und welche er tatsächlich besitzt (Ist). Abweichungen werden automatisch sichtbar gemacht. Damit dient GMS Software als zentrales Werkzeug für Revision und Compliance-Prüfungen.

GMS Software ohne großen Integrationsaufwand.

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Vertrieb
Matthias Gründler IT-Fachberatung
77767 Appenweier
Tel. +49 7805 95795-0
E-Mail: info@gms-software.de

Hersteller
Ralph Sester
Hölderlinstraße 21
77694 Kehl

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