Vertragsverwaltung, die keine Frist übersieht

Alle Vertragstypen zentral verwaltet, mit Assets verknüpft und Ansprechpartnern im Blick

Die GMS Vertragsverwaltung macht die Parameter Ihrer Dienstleister transparent. Die Einhaltung vertraglich vereinbarter Fristen wird überwacht. Kostenentwicklungen sind chronologisch nachvollziehbar. Auf vertragliche Ablauf- bzw. Kündigungsfristen wird automatisch hingewiesen. Alle Ansprechpartner auf einen Blick. Das unterzeichnete Originaldokumentist an zentraler Stelle für alle Beteiligten leicht abrufbar hinterlegt.

Close-up of two people collaborating over a laptop, one pointing at the screen with a pen while the other types on the keyboard.

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Alles vertraglich Wichtige in einem System

Beliebige Vertragsarten

GMS Software erfasst alle Vertragsarten ohne Beschränkung auf IT.

Serviceverträge (IT, Haustechnik, Fuhrpark)

Softwarelizenzen und Lizenzverträge

SLAs (Service Level Agreements) mit Reaktions- und Wiederherstellungszeiten

Leasingverträge (Hardware, Fahrzeuge)

Mietverträge und Gebäudeverwaltungsverträge

Rahmenverträge und Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)

Weitere Vertragsarten sind frei konfigurierbar.

Vertragsgruppen — organisatorische Struktur

Verknüpfung mit Inventar

Laufzeitüberwachung

SLA-Funktionen direkt im Vertrag

Vertragsgruppen — organisatorische Struktur

Verträge werden wahlweise in Vertragsgruppen zusammengefasst — nach Geschäftsbereich, Standort, Vertragsart u. a., frei angepasst an Ihre Struktur.

Verknüpfung mit Inventar

Assets können Verträgen manuell und automatisch zugeordnet werden. Die Verknüpfungen zu Verträgen sind aus Sicht der Assets ablesbar. Damit fließen auch vertragliche Kosten in die Lifecycle-Kosten der Assets ein.

Laufzeitüberwachung

Ablauffristen werden durch automatische
Mail-Benachrichtigungen überwacht.

SLA-Funktionen direkt im Vertrag

Reaktionszeiten, Wiederherstellungszeiten, Servicezeitfenster, Arbeitszeitkalender der Dienstleister fließen automatisch in die SLA-Überwachung des Ticketsystems ein — keine doppelte Pflege.

Three engineers, two men and one woman, stand in a modern factory examining data on a laptop beside a large mechanical framework on wheels with various cables and components in an industrial setting.

Case Study

Branche & Unternehmen

Kreisverwaltung (Landratsamt) mit ca. 900 Beschäftigten an 14 Standorten

Ausgangssituation

Vor der Einführung der GMS Vertragsverwaltung lagen Verträge dezentral und verteilt in den einzelnen Fachämtern, da ein zentrales Vertragsregister völlig fehlte. Kündigungsfristen wurden regelmäßig übersehen, sodass sich Verträge ungewollt zum Haushaltsjahr verlängerten. Kostenvergleiche zwischen verschiedenen Dienstleistern waren nicht möglich, und das Rechnungsprüfungsamt musste relevante Grundlagen für Prüfungen mühsam und zeitaufwendig rekonstruieren.

Lösung mit GMS Software

Heute nutzt die Kreisverwaltung GMS Software, um alle Vertragsarten zentral zusammenzuführen – darunter Wartungs-, EVB-IT-, SLA-, Leasing-, Miet- sowie Auftragsverarbeitungsverträge (AVV). Frei konfigurierbare Vertragsgruppen bilden die Struktur nach Fachamt, Standort und Vertragsart präzise ab. Sämtliche Assets sind direkt mit den Verträgen verknüpft, sodass vertragliche Kosten nahtlos in die Lifecycle-Kosten einfließen. Die automatisierte Laufzeitüberwachung meldet Fristen rechtzeitig per Mail, während SLA-Parameter ohne Doppelpflege direkt in das Ticketsystem einfließen. Originaldokumente und Ansprechpartner liegen nun für alle Beteiligten zentral abrufbereit vor.

Ergebnis

Die Kreisverwaltung verfügt erstmals über ein vollständiges, zentrales Vertragsregister mit voller Transparenz über Laufzeiten und Kosten, was gezielte Anbietervergleiche überhaupt erst ermöglicht. Ungewollte Vertragsverlängerungen gehören der Vergangenheit an. Kämmerei und Rechnungsprüfungsamt greifen jederzeit auf eine nachvollziehbare Kostenentwicklung zu, und erforderliche AVV-Nachweise sind zur DSGVO-Entlastung sofort zentral auffindbar.

Häufig gestellte Fragen

GMS Software verarbeitet alle Vertragsarten zentral – Serviceverträge, Softwarelizenzen, SLAs, Leasingverträge, Gebäudemanagement- und Fuhrparkverträge. Verträge sind direkt mit Assets verknüpft, Laufzeiten werden proaktiv überwacht und Fristen automatisch per Mail gemeldet.

Welche Vertragsparameter sind möglich?

Neben den gebräuchlichen Basisdaten sind beliebige Vertragsparameter frei konfigurierbar.

Lassen sich Verträge gruppieren?

Ja, Vertragsgruppen sind frei konfigurierbar für verschiedene organisatorische Gliederungen (Abteilung, Standort, Vertragsart).

Gibt es eine Fristenüberwachung?

Ja, Kündigungsfristen und vertragliche Regelleistungen können terminlich überwacht werden. Wahlweise erfolgen automatische Benachrichtigungen per Mail an die jeweiligen Verantwortlichen.

Sind SLA-Vereinbarungen mit dem Ticketsystem verknüpfbar?

Ja, die Verknüpfung erfolgt automatisch durch die Vertragszugehörigkeit von Assets.

Lassen sich Kostenentwicklungen und Dienstleister vergleichen?

Ja, Kostenentwicklungen sind chronologisch nachvollziehbar und über zentral erfasste Verträge transparent. Dadurch werden Dienstleister und ihre Konditionen vergleichbar – eine Grundlage, die bei dezentraler Ablage in der Regel fehlt.

GMS Software ohne großen Integrationsaufwand.

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Vertrieb
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E-Mail: info@gms-software.de

Hersteller
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Hölderlinstraße 21
77694 Kehl

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